Hoe Conversational AI kennisdeling en strategische beslissingen bij jouw bedrijf gaan versnellen

De opkomst van conversational AI is inmiddels een realiteit die organisaties transformeert. Het gebruik van AI-gestuurde chatbots en geavanceerde analysemodellen zorgt voor grote vooruitgang in zowel interne als externe communicatie. Conversational AI biedt daarnaast een krachtige oplossing voor een van de grootste uitdagingen binnen organisaties: het versnellen van kennisdeling en het behouden van kennis. In de huidige cultuur waarin medewerkers vaak van rol wisselen of in hun carrière willen groeien door een bedrijf te verlaten, biedt AI een manier om essentiële kennis centraal vast te leggen en toegankelijk te maken, zodat waardevolle inzichten niet verloren gaan. Hier zijn 5 manieren hoe conversational AI dit proces kan versnellen.

1. Het doorbreken van silo's en centrale toegang tot kennis

Een veelvoorkomend probleem in organisaties is dat kennis en data opgesloten blijven binnen specifieke afdelingen, waardoor het moeilijk is om synergie te creëren of snel beslissingen te nemen. Conversational AI biedt hier een baanbrekende oplossing. Data uit meerdere bronnen zoals onderzoeksrapporten, presentaties of andere documenten kunnen van verschillende afdelingen worden gecentraliseerd, waardoor medewerkers niet langer uren hoeven te besteden aan het zoeken naar de juiste informatie of het handmatig analyseren van rapporten – een proces dat volgens studies van Deloitte gemiddeld 2,4 uur per dag in beslag neemt. 

Met AI-gestuurde dashboards en tools zijn inzichten binnen enkele seconden beschikbaar, waardoor kennisdeling drastisch wordt versneld. Denk ook aan taalbarrières die doorbroken worden.

Omschrijving: Inzichten via chat delen met hele organisatie

Omschrijving: Van meerdere rapportages en dashboards naar in communicatiekanaal

Voorbeeld:

• Unilever gebruikt AI om inzichten te centraliseren, waardoor teams wereldwijd toegang hebben tot gedeelde kennis en ervaringen én medewerkers de middelen geeft zelf de ai verder te ontwikkelen (bron). 

2. Automatiseren van herhalende taken

Veel tijd wordt verspild aan repetitieve, administratieve taken zoals het opstellen van rapporten en het verzamelen van gegevens. Conversational AI automatiseert deze taken, waardoor informatie sneller en efficiënter toegankelijk is. Volgens Deloitte besteden professionals momenteel 48% van hun tijd aan rapportages en slechts 18% aan interactie met het bedrijf. Conversational AI, zoals chatbots, kan deze rapportages automatisch genereren en antwoorden bieden op basis van actuele data. Hierdoor kan er meer tijd worden besteed aan strategische werkzaamheden en het delen van waardevolle inzichten.

Voorbeeld:

• IBM zet Watson AI in om kennis te behouden door klant- en marktinformatie toegankelijk te maken voor medewerkers, wat personeelsverloop en kennisverlies tegengaat.
• Deloitte Deloitte heeft een chatbot ontwikkeld voor zijn eigen collega’s voor het versnellen van het maken van code, presentaties en emails (bron).
   

3. Real-time inzichten en snellere besluitvorming

Conversational AI stelt bedrijven in staat om real-time trends te analyseren en waardevolle inzichten te genereren, zonder dat zij afhankelijk zijn van tijdrovende analyses. Medewerkers kunnen direct toegang krijgen tot up-to-date rapporten en inzichten, wat leidt tot beter gefundeerde en snellere beslissingen. Realtime analyse van klantfeedback wordt steeds vaker toegepast om producten en diensten direct te verbeteren, een cruciale factor voor bedrijven die afhankelijk zijn van feedback om hun diensten te verfijnen. Neem bijvoorbeeld het CXO dashboard dat klantreviews vertaald naar inzichten en verbeteringen voor de website.

Omschrijving: CXO dashboard - Van klantreviews naar website verbeteringen.

Voorbeeld:

• PwC maakt gebruik van AI om zowel interne als externe data te analyseren en te delen, waardoor medewerkers snel toegang hebben tot relevante inzichten en best practices.

4. Het behoud van kennis bij personeelswisselingen

Wanneer medewerkers een organisatie verlaten, bestaat er een risico dat waardevolle kennis verloren gaat. Conversational AI helpt dit te voorkomen door kennis centraal vast te leggen en toegankelijk te maken voor nieuwe medewerkers. AI-gestuurde systemen slaan belangrijke informatie en ervaringen op, zodat nieuwe teamleden snel up-to-date zijn en naadloos kunnen doorgaan met de werkzaamheden. Zo blijft kennis binnen de organisatie en wordt het risico op kennisverlies aanzienlijk verminderd.

5. Bevorderen van een leercultuur binnen de organisatie

Conversational AI speelt niet alleen een rol in het beheren van kennis, maar kan ook een leercultuur stimuleren. AI-gestuurde tools bieden continu toegang tot de laatste inzichten, best practices en trainingen, waardoor medewerkers zichzelf kunnen blijven ontwikkelen. Een goed voorbeeld hiervan is de chatbot technologie van Duolingo Max, die real-time gepersonaliseerde feedback geeft en interactieve leerervaringen biedt via functies zoals 'Explain My Answer' en 'Roleplay'. Dit helpt medewerkers niet alleen om sneller te leren, maar ook om zich voortdurend aan te passen aan veranderende marktomstandigheden, wat essentieel is voor innovatie en groei binnen organisaties.

De uitdagingen van conversational AI

Vertrouwelijke data: Niet iedereen heeft vertrouwen in de veiligheid van de systemen. Als je zelf nog geen AI-kennis in huis hebt, heb je niet veel meer keuze dan gebruik te maken van betaalde SaaS-systemen of een betaald account op bijvoorbeeld ChatGPT. Niet alle systemen maken het mogelijk informatie te beheren. Dus naast uploaden ook weghalen of beveiligen. Dit betekent dat de informatie die je uploadt misschien geen eigendom van jou is of op servers staat buiten de EU. Voordat je begint, is het dus belangrijk dat je met je veiligheidsmedewerker afstemt wat je doel is van de je AI-toepassing, welke informatie je wilt uploaden en welk systeem je daarvoor wilt gebruiken.

Bronnen: Niet alle systemen verwijzen naar de bronnen die ze gebruikt hebben. Terwijl dit in het delen van inzichten binnen de organisatie juist cruciaal is om de geloofwaardigheid en het vertrouwen in de bot verder te ontwikkelen. Bepaal de scope van de bot. Welke informatie mag de bot geven en wanneer moet hij doorverwijzen naar een specialist? 

Eigenaarschap: Als alle informatie op een grote hoop wordt gegooid, wat hopelijk niet zo is, maar dat is vaak wel de interpretatie van de criticus, wie is er dan verantwoordelijk voor. Het is belangrijk de verantwoordelijkheid van het AI-platform en de informatie dat het platform voedt te onderscheiden. Wijs een product owner aan die de bot beheert en zorg dat binnen de organisatie of het team duidelijk bepaald wordt wie welke informatie mag redigeren en beheren. 
Controleer en redigeer de antwoorden. Blijf de kwaliteit hiervan beheren. Dit kan door het herschrijven van antwoorden die gegeven zijn maar ook door aanpassingen van de ‘temperatuur’ van de prompt. De temperatuur van de prompt bepaalt de vrijheid die je de bot geeft om buiten het opgegeven kader te reageren.

Beschikbaarheid: waar zet je de bot in? Het gaat er niet omdat je een bot hebt en dan kijkt waar je hem inzet. De bot moet nog steeds een antwoord zijn op een uitdaging waar je team of organisatie tegenaan loopt. Dat bepaalt ook op welke manier je de bot inzet. Is dit op een site voor customer service, of als plugin voor Chrome voor je gehele organisatie? Misschien wordt hij onderdeel van je chat zodat jij met hem kan chatten over de uitdagingen waar je tegenaan loopt.

Hoe begin je?

Het is verstandig om te beginnen met een klein doel en een makkelijke basis. 

Voed de conversational AI met informatie van inzichten op basis van onderzoeken die je team uitvoert zodat je dit kan delen met je organisatie.

Een volgende stap kan een AI pilot zijn die jouw team helpt met het onboarden van nieuwe werknemers. Waar vinden ze welke informatie en hoe worden taken binnen de organisatie afgehandeld?

Begin bijvoorbeeld met een team abonnement van ChatGPT. Dit geeft je de mogelijkheid verschillende bots te programmeren voor verschillende taken. Deze bots zijn dan wel alleen toegankelijk voor mensen met een account. 

Een andere optie is gebruik maken van diensten zoals Chatbase (US) of WandAI (EU). Deze systemen hebben al veel koppelingen en zijn makkelijk te integreren. Gebruikers hebben hiervoor dus geen account nodig.

Conclusie: Conversational AI als versneller van kennisdeling en innovatie

Conversational AI is niet zomaar een hype; het is een krachtige tool die bedrijven helpt om efficiënter te werken, kennis te behouden en beter gefundeerde beslissingen te nemen. Door AI-tools in te zetten voor het automatiseren van routinetaken, het centraliseren van kennis en het bieden van real-time inzichten, kunnen organisaties hun interne processen versnellen en medewerkers beter ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.

De implementatie van conversational AI biedt organisaties een grote meerwaarde in een wereld waar snelheid en kennis cruciaal zijn voor succes. De vraag is niet óf bedrijven moeten investeren in conversational AI, maar hoe snel ze dit kunnen doen om te profiteren van de voordelen van efficiënter kennisbeheer en snellere kennisdeling.

Voorbeeld van een plugin met conversatiAI: